Politique de confidentialité

L'Institut de l'Enfance (ci-après « nous », « notre » ou « l'Institut ») est profondément engagé à protéger la vie privée des personnes avec lesquelles il interagit, notamment les enfants, leurs parents et tuteurs légaux, ainsi que les visiteurs de son site Web. Nous accompagnons les familles avec des enfants neurodivergents, de la pré-conception jusqu'à 25 ans, par le biais de conférences éducatives, d'appels découverte et d'un accompagnement clinique multidisciplinaire.

La présente politique décrit les types de renseignements personnels que nous collectons, les raisons pour lesquelles nous les collectons, la façon dont nous les utilisons, les protégeons et les partageons, ainsi que les droits dont vous disposez à leur égard. Elle a été rédigée en conformité avec la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec (Loi 25, L.R.Q., c. P-39.1) et, pour le dossier clinique, avec les lois et codes de déontologie applicables aux professionnels concernés.

1. Identité et coordonnées du responsable de la protection des renseignements personnels

Conformément à la Loi 25, l'Institut a désigné un responsable de la protection des renseignements personnels :

Nom et titre	Geneviève Paré — Directrice
Organisation	Institut de l'Enfance
Adresse	230-2389 rue Principale Ouest, Magog (Québec) J1X 0J4
Courriel	genevievep@institutdelenfance.com
Téléphone	+1 (438) 630-1829

2. Renseignements personnels collectés

L'Institut collecte uniquement les renseignements personnels nécessaires aux fins décrites dans la présente politique; ils ne sont jamais utilisés à des fins de marketing. Ces renseignements sont compilés dans notre système de gestion de dossiers cliniques, Medexa.

2.1 Renseignements sur l'enfant

• Nom, prénom, date de naissance, âge;
• Sexe assigné à la naissance et genre (si fourni);
• Langue maternelle et langues parlées;
• Niveau scolaire et nom de l'école fréquentée;
• Numéro de carte d'assurance maladie (RAMQ);
• Diagnostics, antécédents médicaux et rapports professionnels;
• Médicaments actuels et traitements en cours.

2.2 Renseignements sur les parents ou tuteurs légaux

• Nom, prénom, adresse de résidence;
• Coordonnées : numéro de téléphone, adresse courriel;
• Situation familiale et modalités de garde (le cas échéant);
• Informations d'assurance privée (nom de l'assureur, numéro de police).

2.3 Renseignements collectés via le site Web

• Informations soumises via les formulaires en ligne (demande de services, sondage);
• Données de navigation (adresse IP, type de navigateur, pages visitées) via les témoins de connexion (cookies).

Les renseignements liés à l'accompagnement clinique sont recueillis directement par l'équipe professionnelle lors des évaluations et des suivis — en personne ou par les canaux sécurisés de l'Institut — jamais par le formulaire public du site.

3. Renseignements concernant les enfants

Une grande partie de notre accompagnement concerne des enfants mineurs. Dans ce contexte :

• Les renseignements personnels de l'enfant sont recueillis avec le consentement du parent ou du titulaire de l'autorité parentale;
• Selon son âge et son degré de discernement, l'enfant peut être associé aux décisions le concernant, conformément aux règles applicables en matière de consentement aux soins au Québec;
• Le parent ou tuteur peut exercer les droits décrits à la section « Vos droits » au nom de l'enfant mineur.

4. Finalités de la collecte

Les renseignements personnels sont collectés pour les finalités suivantes :

• Évaluer la demande de services et orienter les familles vers les ressources appropriées;
• Créer et gérer le dossier client de l'enfant;
• Planifier, offrir et assurer le suivi des services thérapeutiques et d'intervention;
• Communiquer avec les parents ou tuteurs légaux au sujet des services reçus;
• Émettre les factures et assurer la gestion financière des services;
• Coordonner les services avec d'autres professionnels ou établissements (avec consentement);
• Améliorer la qualité de nos services grâce aux données anonymisées des sondages;
• Respecter les obligations légales applicables à l'Institut.

Nous ne collectons aucun renseignement personnel à des fins commerciales, publicitaires ou de revente. Vous pouvez vous désabonner des communications promotionnelles en tout temps via le lien de désabonnement, sans que cela affecte un accompagnement clinique en cours.

5. Consentement

La collecte, l'utilisation et la communication de vos renseignements personnels reposent sur votre consentement, exprimé lors de la signature du formulaire d'inscription ou du formulaire en ligne. Votre consentement est :

• Libre : vous n'êtes jamais contraint(e) de fournir des renseignements pour accéder à des services de base;
• Éclairé : nous vous informons clairement de l'usage qui sera fait de vos renseignements avant de les collecter;
• Révocable : vous pouvez retirer votre consentement en tout temps, sans que cela n'affecte la légalité des services déjà reçus.

Pour retirer votre consentement ou modifier vos préférences, contactez-nous à info@institutdelenfance.com.

6. Communication des renseignements à des tiers

L'Institut ne vend, ne loue et ne partage aucun renseignement personnel avec des tiers à des fins commerciales. Des renseignements peuvent être communiqués à des tiers dans les situations suivantes :

• Avec votre consentement écrit : à d'autres professionnels de la santé, à l'école ou à tout autre intervenant impliqué dans le suivi de votre enfant;
• Pour des obligations légales : signalement à la DPJ, réponse à une ordonnance judiciaire, ou autre obligation prévue par la loi;
• À des prestataires de services techniques : hébergement du site Web, logiciel de gestion des dossiers (dont Medexa) — uniquement dans le cadre d'ententes de confidentialité formelles.

Tout prestataire de services tiers ayant accès à des renseignements personnels est lié contractuellement à des obligations de confidentialité équivalentes à celles de l'Institut.

7. Conservation et destruction des renseignements

• Les dossiers clients actifs sont conservés pour toute la durée des services et au minimum 5 ans après la fin du suivi;
• Les données collectées via les formulaires du site Web sont conservées le temps nécessaire au traitement de la demande;
• Les données de navigation (cookies) sont conservées selon les paramètres de votre navigateur ou pour une durée maximale de 13 mois;
• À l'expiration du délai de conservation, les dossiers sont détruits de façon sécurisée : déchiquetage pour les documents papier, suppression définitive et sécurisée pour les fichiers numériques.

8. Sécurité des renseignements

L'Institut met en œuvre des mesures de sécurité administratives, techniques et physiques proportionnées à la sensibilité des renseignements collectés :

• Dossiers numériques protégés par mots de passe et accès restreint aux personnes autorisées;
• Dossiers physiques conservés dans des classeurs verrouillés;
• Transmission des renseignements par des canaux sécurisés (courriel chiffré, plateforme sécurisée);
• Formation du personnel sur la protection des renseignements personnels.

9. Témoins de connexion (cookies) et site Web

Notre site intègre des widgets tiers pour la réservation d'appels, l'inscription aux conférences et le clavardage en ligne (GoHighLevel/LeadConnector). Ces outils peuvent utiliser des témoins de connexion (cookies) techniques nécessaires à leur fonctionnement, et peuvent collecter des données de navigation anonymisées (pages visitées, durée de la visite, type de navigateur). Aucune donnée de navigation n'est utilisée à des fins publicitaires par l'Institut de l'Enfance.

Vous pouvez configurer votre navigateur pour refuser les cookies ou être averti(e) de leur utilisation. Notez que le refus de certains cookies peut affecter le fonctionnement de certaines fonctionnalités du site.

10. Vos droits

Conformément à la Loi 25, vous disposez des droits suivants à l'égard de vos renseignements personnels :

Droit d'accès	Vous pouvez demander à consulter les renseignements personnels que nous détenons à votre sujet ou à celui de votre enfant mineur.
Droit de rectification	Vous pouvez demander la correction de tout renseignement inexact, incomplet ou ambigu.
Droit à l'effacement	Vous pouvez demander la suppression de vos renseignements lorsqu'ils ne sont plus nécessaires aux fins de leur collecte, sous réserve des obligations légales de conservation applicables.
Droit au retrait du consentement	Vous pouvez retirer votre consentement à l'utilisation de vos renseignements en tout temps.
Droit à la portabilité	Vous pouvez demander à recevoir une copie de vos renseignements dans un format technologique structuré et couramment utilisé.
Droit de déposer une plainte	Vous pouvez déposer une plainte auprès de la Commission d'accès à l'information du Québec (CAI) : www.cai.gouv.qc.ca

Pour exercer l'un de ces droits, communiquez avec notre responsable de la protection des renseignements personnels à info@institutdelenfance.com. Nous répondrons à toute demande dans un délai de 30 jours.

11. Modifications à la présente politique

L'Institut se réserve le droit de modifier la présente politique de confidentialité en tout temps afin de refléter les changements législatifs, réglementaires ou opérationnels. Toute modification substantielle sera communiquée aux personnes concernées par courriel ou par avis sur notre site Web, au moins 30 jours avant son entrée en vigueur.

La version la plus récente de la politique est toujours disponible sur notre site Web et sur demande auprès de notre équipe.

Version 1.0 | Dernière mise à jour : juin 2026. Conformément à la Loi 25 sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (Québec). Cette politique peut être modifiée en tout temps; la version en vigueur est celle publiée sur cette page.